Verenigingsreglement

Versie mei 2021

Artikel 1: doel verenigingsreglement

1. Het verenigingsreglement is het Huishoudelijk Reglement van de Vereniging voor Jong Orthopedisch en Sportgeneeskundig Nederland (VEJOS NL) zoals wordt bedoeld in de statuten. 
2. Het verenigingsreglement van VEJOS NL heeft tot doel een juridische basis te vormen voor de grenzen en mogelijkheden van de vereniging. 
3. Het verenigingsreglement kan worden gewijzigd door een meerderheid van de stemmen tijdens de Algemene (Leden) Vergadering (ALV). 

Artikel 2: lidmaatschap

1. Inschrijving geschiedt door middel van het volledig invullen van de inschrijfmodule via de website en/of via een schriftelijk verzoek aan de vereniging, via mail of per ondertekende brief.
2. Voor inschrijving dienen de verzochte documenten aangeleverd te worden binnen de gestelde termijn indien dat voor de inschrijving noodzakelijk wordt geacht. 
3. Een lidmaatschap is geldig vanaf het moment van goedkeuring van de inschrijving, welke door het bestuur goedgekeurd dient te worden. 
4. VEJOS NL heft een contributie van 175 euro per persoon, dit dient voldaan te worden binnen de gestelde termijn van 1 maand na toelating tot het lidmaatschap van VEJOS van, alvorens geparticipeerd kan worden aan de georganiseerde activiteiten. Indien dit niet wordt voldaan kan lidmaatschap geweigerd worden. 
5. Het is het bestuur van VEJOS NL voorbehouden om artikel 4, punt 2 te allen tijde te veranderen, ingaand per volgend verenigingsjaar.

Artikel 3: ledenadministratie

1. Het bestuur is verantwoordelijk voor de ledenadministratie.
2. De ledenadministratie wordt bijgehouden door het bestuur in de vorm van een ledenlijst. Deze ledenlijst is alleen toegankelijk voor het bestuur en zal alleen voor verenigingsdoeleinden gebruikt worden. 
3. Een uitzondering in het op het in artikel 3, punt 2 bepaalde, vormt indien het lid toestemming geeft om zijn eigen gegevens met een specifiek overeengekomen ontvanger te delen. 
4. De ledenadministratie bevat in ieder geval de volgende informatie: 
   1. Jaar van inschrijven 
   2. Voornaam/voornamen en voorletters 
   3. Achternaam 
   4. Geboortedatum 
   5. E-mailadres 
   6. Telefoonnummer 
   7. Studentnummer 
   8. Opleidingsinstelling 
   9. Studie die door het lid wordt gevolgd aan de opleidingsinstelling die hem toegang geeft tot het lidmaatschap 
   10. Jaar aanvang studie 
   11. IBAN-rekeningnummer 
   12. Tenaamstelling van het IBAN-rekeningnummer bedoeld in lid n. 
5. De ledenadministratie kan ook bevatten: 
   1. Een kopie van het inschrijvingsbewijs wat voor dat jaar relevant is, dat gebruikt kan worden om de inschrijving van het lid bij een opleidingsinstelling te controleren. 
   2. Andere gegevens die voor het lidmaatschap relevant zijn en waar specifiek toestemming van het betreffende lid voor is verleend. 

Artikel 4: Financiële bronnen

1. De vereniging kan zijn inkomsten ontvangen uit: 
   1. Contributie 
   2. Subsidies 
   3. Sponsorgelden 
   4. Entree en deelnamegelden 
   5. Rente 
   6. Donaties
   7. Andere baten 
2. De indeling in categorieën, alsmede de hoogte van de individuele bedragen wordt vastgesteld door de Algemene Vergadering op voordracht van het bestuur. 

Artikel 5: Omschrijving van het dagelijks bestuur

1. Het bestuur heeft de taak: 
   1. De taken zoals die zijn beschreven in de statuten uit te voeren. 
   2. Het handhaven, uitleggen en toepassen van de bepalingen in de statuten en het verenigingsreglement. 
   3. De uitvoering van de besluiten in de Algemene Vergadering en van het bestuur, mits deze niet strijdig zijn met de statuten en/of het verenigingsreglement. 
2. Het bestuur wordt als zodanig vertegenwoordigd door ten minste twee bestuursleden. 

Artikel 6: Bestuursfuncties en bijbehorende taken

1. Het bestuur van VEJOS Nederland bestaat uit 4 leden te weten:
   1. De Voorzitter
   2. De Secretaris 
   3. Commissaris Orthopedie/Penningmeester
   4. Commissaris Sportgeneeskunde 
2. De Voorzitter: 
   1. Zit het bestuur voor. 
   2. Draagt verantwoordelijkheid voor het functioneren van het bestuur en het door het bestuur gevoerde beleid. 
   3. Ziet toe op de handhaving van statuten, reglementen en voorwaarden. 
   4. Regelt juridische contracten. 
   5. Draagt zorg voor contacten binnen en buiten de vereniging. 
   6. Leidt de Algemene Vergadering en stelt de agenda daarvoor op. 
   7. Draagt zorg voor het onderhouden van contacten die betrekking hebben op devesgingslocae van de vereniging. 
3. De Secretaris: 
   1. Draagt zorg voor de ledenadministratie. 
   2. Draagt zorg voor de sollicitatieprocedure 
   3. Draagt zorg voor de sociale media. 
   4. Verzamelt de inkomende post in het archief. 
   5. Verzamelt kopieën van uitgaande post namens de vereniging of het bestuur in het archief. 
   6. Draagt zorg voor de notulen van de Algemene Bestuursvergaderingen, tenzij overeengekomen wordt met een tijdelijke notulist dat deze notuleert. 
   7. Draagt zorg voor de notulen van de Algemene Vergadering, tenzij overeengekomen wordt met een notulist dat deze notuleert. 
4. De commissaris Sportgeneeskunde:
   1. Draagt zorg voor de inhoudelijke invulling sport events.
   2. Houdt zich bezig met binnenhalen van partners en sponsoren.
   3. Is aanspreekpunt voor de sportmedische bedrijven en artsen. 
   4. Draagt zorg over het vergroten van netwerk door contact te hebben met verschillende sportbonden.
5. De commissaris Orthopedie:
   1. Draagt zorg voor de inhoudelijke invulling orthopedische events.
   2. Is aanspreekpunt voor de orthopedische bedrijven en artsen.
   3. Stelt de begroting op en houdt deze bij
   4. Verstuurt facturen naar desbetreffende bedrijven/partners.
   5. Houdt de belastingaangifte bij.
   6. Is belast met het beheer van de gelden van de vereniging en voert daarover de boekhouding. 
   7. Draagt zorg voor het innen van openstaande betalingen en houdt hier documenten over bij.
   8. Draagt zorg voor het betalen van openstaande rekeningen en houdt hier documenten over bij. 
   9. Beheert de bankrekening van de vereniging. 
   10. Beoordeelt en verzamelt interne begrotingen en resultaten van activiteiten die worden georganiseerd door eventuele commissies van de vereniging en kan besluiten dat: 
       – De begroting wordt afgekeurd en moet worden aangepast. 
       – De begroting definitief wordt afgekeurd. 
       – De begroting wordt goedgekeurd. 
   11. Verstrekt de kascontrolecommissie of de Algemene Vergadering financiële stukken binnen veertien (14) dagen na aanvraag indien daarom wordt gevraagd. 
   12. Presenteert de balans, jaarrekening en begroting aan de Algemene Vergadering. 

Artikel 7: Sollicitatieprocedure nieuw bestuur

1. Het aanstellen van een nieuwe bestuurder wordt gerealiseerd door het huidige bestuur. 
2. Het zittende bestuur behandelt sollicitaties voor elke afzonderlijke bestuursfunctie. 
3. Tijdens de sollicitatieprocedure worden sollicitatiegesprekken gevoerd om een bestuurderaan te stellen voor een vrijkomende of vrijgekomen bestuursfunctie. 
4. Het bestuur draagt zorg dat de vacatures voor een vrij te komen of vrijgekomen bestuursfunctie tenminste op de website of sociale media kanalen van VEJOS worden gepubliceerd. Hierin wordt genoemd:
   1. Wat de doelgroep is van de vacature.
   2. Voor welke functie de vacature is. 
   3. Binnen welke termijn er gereageerd moet worden, waarbij sollicitanten minimaal één week de tijd hebben om te reageren op de vacature na de plaatsingsdatum.
   4. Dat de sollicitant minimaal een motivatiebrief en curriculum vitae (CV) moet opsturen, begeleidt met minimaal 1 referentie van een medisch professional.
5. Het bestuur draagt één (1) geschikte kandidaat per functie voor aan de Algemene Vergadering ter instemming. 

Artikel 8: Advisory Board en Raad van Toezicht (RvT)

1. VEJOS heeft een Advisory Board waarin medische en strategische experts en specialisten in plaats nemen. Deze Board bestaat uit minimaal 2 medische en minimaal 1 strategisch expert, met een totaal maximum van 6 Board Members. 
2. VEJOS heeft in haar eerste 2 jaar na oprichting geen Raad van Toezicht. De Advisory Board kijkt in die twee jaar toe op de continuïteit van de vereniging.
3. Na 2 jaar na oprichting, in het verenigingsjaar 2023-2024 dient VEJOS een Raad van Toezichtaan te stellen met daarin minimaal 3 oud bestuursleden, bestaande uit een voorzitter en tweealgemene commissarissen. 
4. Minimaal 1x per jaar presenteert het bestuur haar beleid aan de Advisory Board en haar Raad van Toezicht 

Artikel 9: Algemene Ledenvergadering

1. Er dient een Algemene Vergadering te zijn waarin wordt gestemd over het kandidaat-bestuurz oals bedoeld in 7.5. 
   1. Over deze kandidaat-bestuursleden zal individueel gestemd worden. 
2. Na de aanstelling van de bestuurders, zoals bedoeld in 8.1, volgt later een aparte Algemene Vergadering waarin het beleidsplan en de begroting wordt toegelicht. 
3. De verslagen van het bestuur en de commissies die na de voorgaande ALV hebben plaatsgevonden worden uiterlijk voor aanvang van de Algemene Ledenvergadering schriftelijk beschikbaar gesteld aan de leden ter inzage. 
4. Binnen dertig (30) dagen na een Algemene Vergadering stelt de Secretaris de notulen van deze ALV beschikbaar aan de leden. 

Artikel 10: Beroepsprocedure tegen bestuursbesluit

1. Tegen een besluit van het bestuur kan beroep worden aangetekend. Dit beroep dient binnen dertig (30) dagen nadat het besluit genomen is bij het bestuur ingediend te zijn. 
2. Indien aan de voorwaarden wordt voldaan dient het bestuur dit beroep tijdens de eerstvolgende Algemene Vergadering voor te leggen aan de leden waarna kan worden besloten dat: 
   1. Het beroep door een meerderheid wordt verworpen en het besluit niet verandert. 
   2. Het beroep door een meerderheid gegrond wordt verklaard en het besluit moet worden herzien door het bestuur. Het herziene besluit zal vervolgens ter instemming aan de Algemene Vergadering worden voorgelegd. 
3. In de periode tussen beroep en besluit is een besluit van kracht. Mits de Algemene Vergadering binnen twee (2) maanden na ontvangst van het beroep wordt bijeengeroepen. 

Artikel 11: Slotbepaling

1. Door het lidmaatschap van de vereniging te aanvaarden, verklaart men zich akkoord met de statuten, het verenigingsreglement en andere geldende regels die worden aangehouden door de vereniging. 
2. Het bestuur beslist in die gevallen waarin de statuten en het verenigingsreglement niet voorzien en beslist over geschillen die over de uitleg daarvan ontstaan zijn.